Kommunikationsplan

Den interna kommunikationen ska verka för dialog mellan styrelsen och föreningens medlemmar. Vår kommunikationsplan syftar till att Brf Platåns medlemmar ska känna till styrelsens kanaler för informationsinhämtning som påverkar deras boendemiljö. I kommunikationen till medlemmarna ska vi framför allt lyfta fram sådant som är aktuellt idag, imorgon och som behövs för att medlemmarna ska ha den insyn som krävs för ett gott boende i vår bostadsrättsförening. Styrelsens arbete ska kännetecknas av nyskapande, handlingskraft och ansvar. För att bilden ska vara levande är det viktigt att styrelsens kommunikation förmedlar ett konsekvent budskap som understryker följande värden: Brf Platån ska vara en öppen och medlemsvänlig förening där våra medlemmar känner sig delaktiga och betydelsefulla.

Syfte och mål med kommunikationen 

Syftet med kommunikationsplanen är att förmedla information om hur styrelsens interna och externa kommunikationskanaler ser ut, samt vilken typ av information som kan inhämtas vart av föreningens medlemmar. Målet är att föreningen ska vara en öppen och medlemsvänlig förening där våra medlemmar känner sig delaktiga och betydelsefulla.

Målgrupper 

Kommunikationsplanen är till för både intern och extern kommunikation. Det inkluderar styrelsens interna kommunikation samt kommunikationen utåt mot föreningens medlemmar. Den externa kommunikationen är mot olika partners (bostadsföreningar), företag (VVS, säkerhetsfirmor) etc.

Kommunikation med styrelsen 

Styrelsens sammansättning och respektive ledamots ansvarsområden skall tydligt framgå för medlemmarna genom anslag i trapphus och på föreningens hemsida på internet. Styrelsen har valt tre kontaktvägar för medlemmarna att nå styrelsen med sina ärenden: 

• E-post 
• Postlåda utanför fastighetskontoret
• Telefon

Kommunikation med medlemmarna 

Styrelsen skall verka för att relevant information når föreningens medlemmar. Men varje medlem har ett egenansvar att tillgodose sig den information som styrelsens förmedlar. Därmed är det viktigt att varje medlem har kännedom om föreningens kommunikationsplan. 

För att skydda medlemmarnas personuppgifter är styrelseprotokollen inte offentliga enligt lag. Medlemmar som berörs i ett enskilt ärende och önskar ta del av ärendets styrelsebeslut kan efter styrelsebeslut informeras med protokollsutdrag. Ansvarig för detta är styrelsens ordförande, vice ordförande och sekreterare.

Styrelsen har valt tre kontaktvägar för korrespondens till föreningens medlemmar: 

· Information i porttavlor i trapphusen – kontaktinformation 

· Föreningens hemsida – allmän föreningsinformation, information från styrelsemöten och aktuella händelser 

· Utskick i boendenas brevlådor – när information måste nå samtliga medlemmar 

Styrelsen har även valt en mer allmän kontaktväg som bygger på integration med föreningens medlemmar: Boappa

Styrelsen har månadsmöte 11 gånger/år med medlemmarna i Föreningslokalen måndagen veckan innan styrelsemöte för att fånga upp feedback och förslag. Uppehåll i juli.

Information i trapphus 

På porttavlan i trapphusen anslås viktiga kontaktuppgifter för de boende vad avser felanmälan och kontakt med styrelsen.

Digitalt medlemsblad/Styrelsen Informerar 

Ett medlemsblad med övergripande aktuell och framtida information delas ut till boende 11 gånger/år med uppehåll i juli. Ansvarig för att medlemsbladet är styrelsens sekreterare, och övriga styrelsemedlemmar är behjälpliga med att upprätta innehållet. Medlemsbladet publiceras på föreningens hemsida som en PDF-fil och skrivs ut i pappersformat som finns att hämta på Fastighetskontoret. Styrelsen informerar delas ut i brevlådorna 2 gånger/år. Sekreteraren ansvarar för att beställa tryck och samordna utdelning genomförd av styrelsen.

Hemsidan 

Styrelsen ger regelbundet medlemmarna insyn i styrelsearbetet, genom en kort sammanfattning från varje styrelsemöte via Styrelsen informerar som publiceras på föreningens hemsida, www.brfplatan.se. 

Kommunikation till blivande medlemmar 

Vid godkänt medlemskap skickas ett välkomstbrev ut till den nya medlemmen som också innehåller information och reglerna vid renovering. I välkomstbrevet ska också en inbjudan till en kortare rundvandring på Platån erbjudas där två styrelseledamöter håller i rundvandringen. Ansvarig för mark och sekreterare svarar för upplägget samt introducera övriga styrelseledamöter till att kunna ta rundvandringen. Planerad start under hösten 2026. 

Extern kommunikation 

Föreningens externa kommunikation vänder sig till icke-medlemmar i föreningen till exempel andra Brf:er och Sollentunahem. Extern kommunikation inkluderar även leverantörer, myndigheter etcetera. På detta sätt skapar vi en positiv och öppen boendemiljö för hela bostadsområdet som främjar grannsamverkan. Inom styrelsen har ansvarsområden upprättats. Den styrelsemedlem som i sitt ansvarsområde har behov att hålla kontakten med externa aktörer ska så göra. Varje affär eller uppgörelse ska förankras med styrelsens.

Ansvarsfördelning 

Ansvaret för den interna kommunikationen inom styrelsens är alla styrelsemedlemmars ansvar, med ordförande, vice ordförande som samordnare och sekreterare som behjälplig med exempelvis kallelser. Alla styrelsemedlemmar bär ansvaret för kommunikationen utåt mot medlemmarna med ordförande och sekreterare som samordnare. Ordförande har i första hand ansvar för extern kommunikation, där finns ingen huvudansvarig ledamot utsedd som ska hålla i kontakten.

Beslutad i Brf Platåns styrelsen 260616